Een plaatsbeschrijving, ook wel bekend als een “staat van bevinding”, is een uitgebreid verslag van de exacte toestand van een onroerend goed op een specifiek moment. Dit document documenteert alle bijzondere eigenschappen en kenmerken van het pand en wordt vaak ondersteund door foto’s om de situatie te verduidelijken.
Een plaatsbeschrijving wordt typisch opgesteld bij het begin of het einde van een huurovereenkomst. Er zijn enkele belangrijke termijnen om in gedachten te houden:
De plaatsbeschrijving kan worden opgesteld wanneer het pand niet in gebruik is. Of het kan worden opgemaakt tijdens de eerste maand van de huurperiode, vooral in het geval van contracten met een looptijd van minstens één jaar.
De wet vereist uitdrukkelijk dat de plaatsbeschrijving “op tegenspraak” wordt opgesteld, wat betekent dat beide partijen de mogelijkheid hebben om aanwezig te zijn bij de opmaak ervan en vervolgens hun opmerkingen kunnen geven aan de persoon die de plaatsbeschrijving opstelt.
Partijen hebben de keuze om zelf de plaatsbeschrijving op te stellen, maar meestal wordt dit gedaan door een deskundige. Als ze ervoor kiezen om een expert in te schakelen, moeten de kosten hiervoor gezamenlijk worden gedragen, elk voor de helft.
> Waarom is een plaatsbeschrijving nodig?
Het voornaamste doel van een plaatsbeschrijving is om beide partijen te beschermen. Het document maakt het mogelijk om de toestand van het pand aan het begin van de huurovereenkomst te vergelijken met de toestand aan het einde, om eventuele schade aan het gehuurde pand vast te stellen. De gedetailleerde beschrijving schept duidelijkheid tussen de betrokken partijen.
Het is dan ook van het grootste belang om dit document zeer gedetailleerd en helder op te stellen, aangezien een goed opgestelde plaatsbeschrijving vaak latere misverstanden voorkomt.
> Intrede
Bij het aanvangen van een huurcontract is het wettelijk vereist om een gedetailleerde en tegensprekelijke plaatsbeschrijving op te stellen, gezamenlijk en voor gezamenlijke rekening. Deze plaatsbeschrijving wordt gemaakt tijdens de periode waarin de ruimtes onbewoond zijn, of in de eerste maand waarin de huurder over het pand kan beschikken. Vervolgens wordt de plaatsbeschrijving toegevoegd aan de huurovereenkomst voor registratie. De uiteindelijke bedoeling van een plaatsbeschrijving bij verhuur is het bieden van bescherming aan zowel de verhuurder als de huurder. Dit document stelt beide partijen in staat om de staat van de woning bij aanvang van de huur te vergelijken met die bij het beëindigen ervan.
CertiXperts staat u bij vanaf het begin en nodigt alle betrokken partijen uit voor het plaatsbezoek. Daarna wordt u begeleid door een deskundige die een volledige toelichting geeft en het onderzoek uitvoert. Als extra service assisteren we de partijen bij het opstellen van documenten voor de overname van nutsvoorzieningen.
> Uittrede
Bij het aflopen van een huurcontract is het de verantwoordelijkheid van de huurder om het pand in dezelfde staat terug te geven als bij aanvang van de huur. Daarom wordt er bij uittrede een vergelijking gemaakt die de huidige staat van de woning afzet tegen de staat bij aanvang van de huur. Het uittrede plaatsbezoek wordt gepland nadat de vertrekkende huurder het pand heeft verlaten, maar voordat een nieuwe huurder zijn intrek neemt. Tijdens dit bezoek worden eventuele huurschades vastgesteld door de huidige staat te vergelijken met de plaatsbeschrijving bij aanvang van de huur. Ook wordt gecontroleerd of alle verplichtingen met betrekking tot onderhoud, huurbetaling, overeengekomen provisies, verbrekingsvergoedingen en betaling van nutsvoorzieningen zijn nagekomen.
Indien er huurschade of gebrekkig onderhoud wordt vastgesteld, wordt er tijdens het plaatsbezoek en in overleg met de betrokken partijen naar een oplossing gezocht. Als er een vergoeding moet worden vastgesteld en/of er geen overeenstemming kan worden bereikt tijdens het plaatsbezoek, hebben de partijen de optie om de deskundige een begroting te laten opstellen. Deze expert zal op basis van bewijsmateriaal en zijn ervaring autonoom een raming van de kosten opstellen.
> Aanvang van Werken
Het wordt aanbevolen om voorafgaand aan bouw- of verbouwingswerken ook een plaatsbeschrijving van aanpalende gebouwen te laten opstellen. Het doel is om de algemene staat van de aanpalende gebouwen te onderzoeken en eventuele fouten en gebreken te identificeren. Op deze manier kunnen alle betrokken partijen hun rechten doen gelden in geval van conflicten die voortkomen uit mogelijke schade als gevolg van bouw- of verbouwingswerken aan aanpalende gebouwen.
De deskundige zal constructieve schade, zoals zettingsscheuren, barsten, vochtschade en schimmelpatronen, gedetailleerd beschrijven in een verslag. Een fotografisch dossier wordt toegevoegd ter ondersteuning, wat integraal deel uitmaakt van het rapport. De beschrijving moet altijd gezamenlijk worden opgesteld tussen de bouwheer of aannemer en de eigenaar van het aanpalende gebouw.
Op basis van de eerder opgestelde plaatsbeschrijving bij aanvang van de werken kan de deskundige na de voltooiing van de werken een controle uitvoeren op eventuele toegebrachte schades. In geval van schadegevallen hebben de betrokken partijen nu de mogelijkheid om een gedegen referentierapport te overleggen aan hun verzekeringsdeskundige.
